Informace o ochraně a zpracování osobních údajů
Součástí portfolia služeb ČLB je též zpracování biografických a bibliografických databází, které mj. zpřístupňují osobní údaje subjektů údajů a vycházejí z potřeb vědeckého výzkumu. Sekce ČLB Biografický archiv je v souladu s ustanovením zákona číslo 101/2000 Sb. pracovištěm shromažďujícím, zpracovávajícím a uchovávajícím osobní údaje o bohemistických literárních, vědeckých a uměleckých osobnostech (rozhodnutí vydal Úřad pro ochranu osobních údajů dne 12. 2. 2003 pod registračním číslem 0018979/001). Tyto osobní údaje jsou shromažďovány a prezentovány v souladu s platnou legislativou (zákon na ochranu osobních údajů). Respektujeme soukromou a osobní sféru subjektů údajů. Souborné informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme a jak je používáme, naleznete v následujícím přehledu.
Jméno a adresa správce
Správcem a zpracovatelem osobních údajů je Ústav pro českou literaturu AV ČR, v. v. i., Na Florenci 1420/3, 110 00 Praha 1.
E-mailový kontakt:
bioarchiv@ucl.cas.cz
Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny
Osobní údaje jsou získávány a zpracovávány pro účely vědeckého výzkumu.
Zpracovávané osobní údaje
- jméno a příjmení, případně další identity subjektu údajů, např. pseudonymy a šifry
- další osobní údaje, které jsou zapotřebí pro komunikaci se subjekty údajů
- informace o zdroji osobních údajů, pokud nebyly získány od subjektu údajů
Zdroje osobních údajů
- veřejné zdroje (excerpce veřejně dostupných a publikovaných informací – tištěných i elektronických)
- jiný správce (NK ČR – kooperativní systém Národní autority, státní i soukromé archivy, knihovny, muzea atd.)
- přímo subjekt údajů (dotaz u subjektu údajů či vyplnění osobního dotazníku subjektem údajů nebo jeho zákonným zástupcem)
Forma zpracování a uložení
- elektronická forma
- databáze Česká literární bibliografie, České literární osobnosti, Národní autority
- papírová forma
- uložení vyplněných papírových dotazníků, výstřižkové služby, vytištěných informací z veřejných elektronických zdrojů, elektronické komunikace apod. do archivních složek v kartotéce
- uložení souhlasů i žádostí o výmaz údajů
Přístupnost údajů
- Česká literární bibliografie (ČLB)
- v prostředí internetu je databáze ČLB veřejně přístupná na webu ÚČL AV ČR, v. v. i., veškeré údaje pocházejí z veřejně přístupných zdrojů nebo jsou zveřejněny se souhlasem subjektu údajů
- pracovníci ČLB mají přístup k veřejným informacím s možností jejich zápisu a editace; jsou plně proškoleni v otázce nakládání s osobními údaji
- databáze České literární osobnosti (CLO)
- v prostředí internetu je databáze CLO veřejně přístupná na webu ÚČL AV ČR, v. v. i., podle nastavených pravidel zobrazení jednotlivých údajů v databázi
- pracovníci Biografického archivu a ČLB mají přístup k veřejným informacím s možností jejich zápisu a editace; jsou plně proškoleni v otázce nakládání s osobními údaji a podepsali prohlášení o mlčenlivosti
- papírová kartotéka a biografický archiv
- kartotéka a biografický archiv jsou zdrojem informací, ale též i prostorem pro jejich uchování; jednotlivé údaje jsou přístupné v poloveřejném režimu podle kategorie uživatele
- široká badatelská i odborná veřejnost má k dispozici pouze veřejně přístupné informace bez skrytých neveřejných poznámek, kontaktů apod.
- pracovníci Biografického archivu mají přístup k veřejným i neveřejným informacím s možností jejich ukládání, editace i skartace; jsou plně proškoleni v otázce nakládání s osobními údaji a podepsali prohlášení o mlčenlivosti
Zabezpečení osobních údajů
- správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů
- správce prohlašuje, že přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě
Doba, po kterou jsou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby
Osobní
údaje jsou zpracovávány pro vědecké účely. U každého účelu zpracování je
definována doba zpracování osobního údaje a tato doba se může lišit podle účelu
a právního základu zpracování daného osobního údaje.
Práva subjektů údajů
Za
podmínek stanovených v zákoně o ochraně osobních údajů máte:
- právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, pokud je zpracování založeno na tomto souhlasu
(odvolání souhlasu je možné nejlépe učinit e-mailem nebo poštovní zásilkou adresovanými ÚČL AV ČR, v. v. i., jakožto správci a zpracovateli osobních údajů)
- právo na přístup k osobním údajům, které o Vás ÚČL AV ČR, v. v. i., zpracovává
(ÚČL AV ČR, v. v. i., Vám na vyžádání poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů, a to do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele; žádosti vyřizuje Biografický archiv)
- právo na opravu nepřesných osobních údajů a doplnění neúplných osobních údajů
(subjektu údajů náleží právo na opravu nepřesných, případně doplnění neúplných osobních údajů, které o Vás ÚČL AV ČR, v. v. i., zpracovává; v případě zjištění nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které se Vás týkají, prosíme, kontaktujte Biografický archiv)
- právo na výmaz osobních údajů, které o Vás ÚČL AV ČR, v. v. i., zpracovává
(máte právo na výmaz, pokud je splněn některý ze zákonných důvodů:
- subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě je zpracování osobních údajů založeno a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování
- pokud není dán souhlas zákonných zástupců se zpracováním osobních údajů dětí
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně)
- právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů
(subjektu údajů náleží právo na omezení zpracování v případě, že:
- subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů; zpracování osobních údajů je omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit
- zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití
- správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
- subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování; osobní údaje budou omezeně zpracovány, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů)
- právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů
(subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů:
- máte právo žádat, aby ÚČL AV ČR, v. v. i., opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají
- máte právo žádat, aby ÚČL AV ČR, v. v. i., vymazal osobní údaje, které již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo které byly zpracovány protiprávně)
- právo na přenositelnost Vašich údajů
(máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu MARC21; kromě toho máte právo tyto údaje předat jinému správci)
- máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů.
(Budeme však rádi, pokud se v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na Biografický archiv.)
